Forschungsprojekte richtig organisieren – Schritt für Schritt

Ein neues Forschungsprojekt ist gewonnen und zahlreiche neue Aufgaben und Herausforderungen stehen an. Wenn Sie in dieser frühen Phase Ihres Forschungsprojektes alle Weichen richtig stellen, ebnen Sie den Weg für ein erfolgreiches Projekt. 

Für die Organisation Ihres Forschungsprojekts geben wir Ihnen in diesem Beitrag unsere Erfahrungswerte aus zahlreichen umgesetzten Forschungsprojekten mit auf den Weg. 

Projektinitialisierung – Ableitung von Meilensteinen aus der Ausschreibung 

Grundlage eines Forschungsprojekts war in den meisten Fällen die Ausschreibung des Auftraggebers. 

Diese sollten Sie verinnerlichen und als Leitfaden für die Ziele Ihres Projekts betrachten. Die Anforderungen der Ausschreibung sind damit Ihre Akzeptanzkriterien, mit denen Sie gegenüber dem Auftraggeber die vollständige Leistungserbringung belegen können. 

Im klassischen Projektmanagement spricht man hier vom Lastenheft. Das klassische Projektmanagement wird jedoch zunehmend vom agilen Projektmanagement abgelöst, weshalb das Lastenheft nicht der einzige maßgebliche Leitfaden Ihres Projektes sein sollte.

Im ersten Schritt definieren Sie Meilensteine, die schlussendlich zum Erreichen der Akzeptanzkriterien führen. 

Diese Meilensteine können Projektphasen sein, wie beispielsweise:

1. Entscheidung für eine Methodik
2. Definition der Hypothesen
3. Vorbereitung der Forschung (z.B. Erstellung Fragebogen, Einkauf des Materials etc.)
4. Durchführung der Forschung (Befragungen, Experimente etc.)
5. Prüfung der Hypothesen
6. Dokumentation des Vorgehens und Abschlussbericht

Diese Meilensteine können Sie auch als Teilprojekte innerhalb des Projektes verstehen. Die Teilprojekte lassen sich wiederum in einzelne Arbeitspakete unterteilen, welche Sie dann innerhalb Ihres Projektteams verteilen können. 

Unser Tipp: Lassen Sie Ihre Projekteilnehmer überwiegend Ihre Aufgaben selbst wählen, wenn dies möglich ist. Übernimmt ein Projekteilnehmer von sich aus eine Aufgabe, steigt in vielen Fällen sein Verantwortungsbewusstsein und der eigene Anspruch an die Ergebnisqualität. 

Agile Vorgehensweise

Eine agile Vorgehensweise bedeutet vor allem, veränderungsbereit zu sein und die Stakeholder Ihres Projektes regelmäßig einzubeziehen oder an diese zu berichten. 

Anders als im klassischen Projektmanagement, wo es nur wenig Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gibt, bleiben sie beim agilen Projektmanagement in Kontakt und besprechen mögliche Abweichungen, die sich beispielsweise aufgrund unerwarteter Befragungsergebnisse ergeben, miteinander.

Dadurch werden Ihre Forschungsergebnisse die Anforderungen des Auftraggebers genauer erfüllen und sie vermeiden Missverständnisse. 

Rollenverteilung

Wir empfehlen, ein neues Forschungsprojekt mit einem Kick-Off Meeting zu beginnen, in dem Sie die Teilprojekte und Arbeitspakete vorstellen und die einzelnen Rollen vorstellen und vergeben. 

Auch wenn Sie kein Projektteam zur Verfügung haben, kann eine einfache Rollendefinition sinnvoll sein, um die Arbeit auch für Sie zu strukturieren und mögliche Konflikte in den Rollen zu erkennen und vorzubeugen. 

Das Framework SCRUM ist ein bekanntes und erprobtes Regelwerk für die agile Vorgehensweise. Dabei arbeiten Sie iterativ und stellen mit jeder Iteration ein neues Inkrement her, welches zu Ihrem Projektergebnis beiträgt. Das bedeutet, sie verteilen die Arbeitspakete in einem Sprint Planning Meeting für einen Zeitraum von z.B. 2 Wochen. Nach zwei Wochen besprechen Sie die Ergebnisse und nehmen ggf. eine Anpassung der Prioritäten vor, sollten sich neue Anforderungen ergeben haben. Mit jedem Sprint entsteht ein weiteres Teilstück des Projektergebnisses. Das ist ein Inkrement. Das kann im Forschungsprojekt die z.B. Beantwortung einer Hypothese oder die Ergebnisse eines Experiments sein. 

Zum Ende eines Sprints wird eine Retrospektive durchgeführt. In dieser teilt das Projektteam die Ergebnisse des letzten Sprints und es werden Anpassungen für den nächsten vorgenommen. 

Im Framework SCRUM ist die Rolle des SCRUM Masters dafür zuständig, das Sprint Planning Meeting und die Retrospektive, also den Rückblick auf die Ergebnisse des letzten Sprints zu moderieren. Er unterstützt das Projektteam bei der Ausführung ihrer Aufgaben, in dem er alle Voraussetzungen für eine produktive Arbeit und den Einsatz des SCRUM Frameworks bereitstellt.

Die Rolle des Product Owners ist inhaltlicher Art. Diese Person plant das Projekt inhaltlich und ist für die Ergebnisse der Sprints verantwortlich. 

Das Projektteam führt die Aufgaben gemäß der festgelegten Sprint-Ziele aus. 

SCRUM-Teams arbeiten optimal zusammen, wenn sie alle für das Projekt erforderlichen Kompetenzen vereinen. Sie sind damit eine abgeschlossene, einsatzfähige Einheit. Innerhalb eines Forschungsprojektes können auch mehrere SCRUM-Teams zusammenarbeiten. Zu große Teams sind dabei hinderlich. Als optimal gelten 5 – 7 Personen inkl. des SCRUM Masters und des Product Owners, welche auch inhaltlich mitarbeiten. 

Fortschritte kontrollieren und Übersicht behalten

Gerade größere Forschungsprojekte werden schnell komplex. Hier ist es von großer Bedeutung, die Übersicht über den Fortschritt zu behalten und gleichzeitig alle Aufgaben auf einen Blick zu sehen. 

Besonders geeignet ist hier ein Kanban-Board. Ähnlich wie eine Pinnwand gibt es hier verschiedene Spalten, in denen Karten/Tickets mit Arbeitspaketen liegen. Während der Bearbeitung durchlaufen die Karten die einzelnen Spalten. Durch eine gute Definition der Arbeitspakete inkl. Fristen und Zuständigkeiten ist immer klar, wann welche Karte von wem bearbeitet wird. Die Spalten geben einen generellen Überblick über den Fortschritt. 

Beispielsweise empfehlen wir die Einrichtung der Spalten:

• Ideen
• Offene Aufgaben
• In Arbeit
• Prüfung
• Abgeschlossen

In der Ideenspalte werden alle Ideen des Projektteams gesammelt. Geläufig ist hier auch die Bezeichnung “Backlog”. Im Sprint-Planning-Meeting werden die Karten für den Sprint aus “Ideen” in “Offene Aufgaben” verschoben. Arbeitspakete, die gerade bearbeitet werden, werden in die Spalte “In Arbeit” und anschließend auf “Prüfung” geschoben. In der Sprint-Retrospektive werden die Karten in “Prüfung” besprochen, bevor Sie auf “Abgeschlossen” geschoben werden können. 

In unserem Online-Portal profalia haben wir für Projektteams ein kostenfreies Kanban-Board hinzugefügt. 

Legen Sie einfach ein Projekt an, laden Sie Ihr Team ein und starten Sie ein Kanban-Board. Die Spalten können Sie frei benennen und die Karten als Aufgaben einfach hinzufügen und verschieben. Zu den Karten können Sie Zuständigkeiten, Fristen und Dateien hinterlegen. 

Aufbereitung in Forschungsbericht

Ein erfolgreiches Projekt endet in den meisten Fällen mit der Zusammenstellung eines Forschungsberichts. In diesem fassen Sie die wesentlichen Erkenntnisse zusammen, leiten weiteren Forschungsbedarf ab und formulieren Handlungsempfehlungen für Ihren Auftraggeber. 

Forschungsprojekte organisieren – Fazit

Um ein Forschungsprojekt erfolgreich zu organisieren, brechen Sie das Projekt in einzelne Meilensteine herunter und leiten daraus Arbeitspakete ab. 

Definieren Sie klare Rollen und besetzen Sie diese im Kick-Off Meeting. Arbeiten Sie agil, z.B. nach dem Framework Scrum in Sprints, bei denen Sie innerhalb eines fixen Zeitraums ein Teilergebnis des Projekts umsetzen und dieses testen oder mit dem Auftraggeber die nächsten Schritte besprechen. 

Fassen Sie Ihre Ergebnisse und Handlungsempfehlungen in einem Abschlussbericht zusammen. 

Für alle Schritte bietet profalia Softwaretools als hilfreiche und kostenlose Unterstützung an, mit denen Sie Ihr Projektteam organisieren, Aufgaben verwalten und Dateien teilen können. 

Melden Sie sich gern kostenlos an. 

Wir wünschen Ihnen bei Ihrem Projekt viel Erfolg und alles Gute.